雪梨--(美國商業資訊)--現代工作管理企業平臺Smartsheet (NYSE:SMAR)今天發表首份《工作管理的未來》(Future of Work Management)年度報告。公司對數千名澳洲員工進行意見調查，以瞭解其所任職企業的專案和流程管理情況。報告發現，超過五分之四(83%)的澳洲人表示其公司的專案有時、經常或一直由沒有正式專案管理頭銜或職務的人管理，這些站出來承擔起專案經理職責的人被稱為「平民專案經理」(citizen project manager)。
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在總體經濟壓力下，世界正逐漸重新開放。Smartsheet的調查顯示，無論何種產業的澳洲企業都在經歷資源衰退，只能在人手有限、支援匱乏、缺少接受過適當培訓或有經驗的員工的條件下運作。近五分之一(18%)的澳洲受訪者負責專案管理，儘管該職責不在他們的職位名稱或職責描述範圍內。這些受訪者是推進工作的「平民專案經理」，有50%聲稱他們管理第一個專案時，或多或少有些準備不足，17%表示自己幾乎或完全沒有準備。此外，幾乎所有(90%)的受訪者都曾見識或經歷過與管理不善的專案團隊難以合作帶來的負面後果，包括不得不加班、重複工作和無法按時完成工作。
Smartsheet亞太區副總裁Nigel Mendonca表示：「澳洲的人才短缺，意味著更多的員工將要承擔他們沒有接受過培訓或沒有資格勝任的額外工作。與其接受身心倦怠和糟糕的業務成果，團隊領導人不如利用獨特的機會，在專案和流程管理方面應用創新思維來改變工作方式，以獲得更佳成果。」
儘管調查結果顯示我們正處於資源衰退期，但調查也揭示了企業有機會進行資源革命。欲進行資源革命，領導人需要擺脫以任務完成時間來衡量成功的想法，而是將關注點放在自己的員工以及導入正確的科技上。為了進行這一轉變，報告提出了三個關鍵要點：
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支援很寶貴，專案團隊需要更多的支援
報告發現，儘管專案參與者意識到需要支援並積極尋求支援，但45%的澳洲受訪者認為他們的組織沒有為專案配備適當的人員，31%的人表示專案人手不足。只有43%的受訪者認為自己的公司正在對工具和流程進行應有的投資，以應付常見的專案管理挑戰。如今很多人都在從事專案型工作，因此更需要資源和工具方面的基礎專案支援，而高層領導人也必須認識到這一點。 -
「中間工作」對於專案成功和避免員工倦怠最為關鍵
中間工作，或者構成專案的任務和流程，能夠推進專案，但也可能導致專案夭折。近四分之三(73%)的澳洲員工認為他們的公司會在不久的將來要求專案團隊以更少的資源完成更多的工作，超過一半(54%)的專案專業人士預期，未來專案的最後期限不會改變。這表示，無論團隊是否擁有專案成功所需的資源或工具，專案節奏都不會放慢。為了克服這些挑戰，團隊需要減少對最後期限的關注，而是更加關注有助於專案順利進行並直至完成的中間工作。報告資料顯示，無論最後期限如何，有效管理的專案和工作滿意度之間有明顯的關聯性，近半數(45%)澳洲受訪員工表示，當專案順利運行時，其所感受到的壓力會降低。 -
重複工作是一種浪費
專案的成功取決於其過程。由於中間工作非常關鍵，確保專案成功的最好方法是汲取經驗和見解，並將其變成可擴充、可重複的流程。報告顯示，澳洲受訪者認為，當專案的管理者經驗豐富時，專案品質更高(53%)、效率更高(49%)、未超過預算(42%)、團隊之間的合作更有成效(41%)。
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研究方法
Smartsheet的《工作管理的未來》報告調查工作於2022年9月進行，調查機構為Wakefield Research，調查對象為8,000名18-74歲的受雇成年人，他們任職於至少擁有50名員工的公司。這些受訪者均勻地分佈於美國、英國、澳洲和德奧瑞（德國、奧地利、瑞士）。所有受訪者均自稱在某種程度上參與「有始有終」的專案型工作。這些專案專業人員代表60%在擁有50名以上員工的公司工作的受雇成年人，從事IT、商業服務、醫療、製藥、銀行、金融、建築、製造等廣泛的行業，在其組織中擔任各種級別的職務。
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Smartsheet首份《工作管理的未來》報告揭示關於全球資源衰退的新見解。（圖片：美國商業資訊）
